制度を作っただけでは意味がない、利用されなければ意味がない
事業者のみなさまにとって、ここまでは完璧な流れかもしれません。しかし、ただ規程を作り窓口を設置しただけでは、内部通報制度は全く意味がありません。従業員が安心して通報できる環境が整い、実際に制度が活用されて、はじめて社内の不正の早期発見や自浄作用が働きます。
内部通報制度は、公益通報者保護法により事業者に対して整備が義務付けられるものです（従業員300人以下の事業者は努力義務）。しかし、形だけの制度をつくってしまうと、実効性が欠けるだけでなく、運用を誤れば思わぬ法的トラブルを招くおそれがあります。
今回は、法律家としての視点から、内部通報制度を安全かつ実効的に運用するために、設置段階で注意すべきポイントをお伝えします。
設置・運用にあたって絶対に守るべきルール
内部通報制度において、最も注意しなければならないのが「通報した従業員を守る」という視点です。この点に関して制度設計を誤ると、企業として取り返しのつかない事態になりかねません。特に、以下の点は厳守する必要があります。
通報者に対する不利益取扱いの禁止
内部通報したことを理由として、解雇、降格、減給、退職金の不支給などの不利益な取扱いをすることは、法律で明確に禁止されています。
通報内容が結果的に事実と異なっていた場合でも、通報対象者への嫌がらせ目的や会社を困らせる目的があるといった極めて例外的なときを除き、通報者は手厚く保護されます。「会社に楯突いた」と感情的になり、通報者探しを行ったり、不当な処分を下したりすることはコンプライアンス違反そのものと評価されてしまいます。絶対に止めてください。
守秘義務の徹底と匿名性の確保
「誰が通報したか」という情報は、極めて秘匿性の高い情報です。公益通報者保護法では、通報対応の担当者（専門的には公益通報対応業務従事者といいます。）に対して、通報者を特定させる情報の守秘義務が課されています。なお、これに違反すると刑事罰（30万円以下の罰金）が科せられます。
したがって、担当者を明確に指定した上で情報管理を徹底し、匿名での通報も受け付ける仕組みを整えることが不可欠です。
社内窓口だけでは「隠ぺい」を疑われる
内部通報制度はあくまで「社内の問題を早期に発見し、自浄する手続」です。しかし、窓口が人事部や経営陣に直結している場合、従業員は「通報しても握り潰されるのではないか」、「自分が報復されるのではないか」と萎縮してしまいます。
従業員が本当に言いづらい重大な不正を発見したとき、社内窓口しか存在しないと、結局はSNSでの告発や週刊誌へのリークなど、外部への情報流出（炎上リスク）に繋がってしまいます。こうした不祥事は、企業の信用を失墜させてしまう恐れがあるため、炎上する前に適正に処理をする必要があります。
従業員が心理的ハードルを感じずに相談できる環境づくりが必要です。具体的には、以下の対策が実効性のあるものとなります。
- 外部の専門家（法律事務所など）による社外通報窓口の設置
- 社内規程の明確化と、全役職員への継続的な周知・研修
外部の専門家に相談を
内部通報体制を適切に設計・運用するには、公益通報者保護法をはじめとする関連法令への深い理解と、情報の適切なハンドリングが不可欠です。
せっかくの制度を「絵に描いた餅」にしてしまう前に、ぜひ一度、当事務所へご相談ください。貴社の実情に合わせた、安全で実効性の高い内部通報制度の構築をサポートします。
